Travel-X: Afregning af rejseudgifter og andre udlæg for firmaet

Kreditkort (firmakort og/eller private):

• Registrere og afregne sine køb på både firmakreditkortet og private kreditkort med en entydig specifikation. Til hvert kreditkort kan der kædes et individuelt kontonummer.
• Trække forskud og returneres valuta direkte på kreditkortene.
• Integration til kreditkortselskaberne, så transaktioner online overføres fra virksomhedens kreditkortselskab og medarbejderens private kreditkort til rejseafregningen. Kontooversigter fra kreditkortselskaberne kan downloades til Travel-X, så den rejsende altid kan afstemme de køb og udlæg, hvor der er anvendt kreditkort. Samtidig kan virksomheden eller institutionen online afstemme konti på organisationens kreditkort.
• Alle de førende kreditkortselskaber såsom Eurocard, MasterCard, Globe Card, American Express, Diners, Visa etc. kan integreres med Travel-X. Præcis som man afstemmer brugen af sit Dankort via netbank, kan den rejsende se sine kontooversigter hos kortudbyderen og afstemme køb og udlæg med enten medarbejderens private internationale kreditkort eller firmakreditkortet;

• Afregner kørselsgodtgørelse for brug af privatbil i virksomheden eller institutionen.
• Registrerer antal kørte km. pr. medarbejder, og godtgørelsen beregnes automatisk efter statens takster.
• Der kan opsættes individuelle kørselskategorier for hver rejsende.
• Kørselsgodtgørelsen kan mellemkonteres for at registrere godtgørelsen specielt til skattevæsenet.
• On-line beregning af kørt distance.

Diæter (også kaldet dagpenge)

• Beregner automatisk samlet diætgodtgørelse udfra data om rejsens ophold. Det vil sige i hvilket land den rejsende har opholdt sig i, og i hvor lang tid.
• Der kan indgå et ubegrænset antal ophold i afregningen.
• Anvender statens gældende dagsatser eller individuelt definerede satser for den enkelte rejsende.
• Kan tage hensyn til måltidsreduktion og afbrudte rejser.
• Automatisk beregning af Udokkumenterede Nattillæg
• Har moduler for beregning af diæter (inkl. evt. skat) i Norge og Sverige

Rejseudgifter (rejsebilag)

• Registrerer og afregner alle rejsens omkostninger uanset betalingsform. Det kan fx. dreje sig om flybilletter forudbetalt af firmaet i danske kroner, hotelophold betalt af den rejsende med kreditkort i US-dollars, drikkepenge betalt kontant i valuta.
• Beregner og konterer den enkelte transaktion såleds, at den rejsende kan få sine udlæg refunderet eller tilbagebetale evt. skyldige beløb.

Med rejseafregningsmodulet iTravel-X kan du registrere, beregne, afregne og kontere alle former for udgifter, rejseforskud og returbeløb med alle former for betaling (kontant, kreditkort (privat/firma) i alle gængse valutaer.

Elektroniske bilag (e-bilag).

• Travel-X gør det muligt helt at undvære papirbilag i afregningen. Man slipper helt for at bære afregningen - med tilhørende bilag - rundt i firmaet til godkendere, attestanter eller, hvem der nu har behov for at se afregningen.
  
  De bilag, der skal afregnes i Travel-X, fotograferes med telefonen og sende via en app-funktion direkte til Travel-X serveren. Her bliver de automatisk identificeret og installeret i den rejsendes database. Bilaget kan derpå alokeres til en enkelt udgift i afregningen eller generelt som et bilag til afregningen. Bilaget kan også vare et pdf, Word eller Excel-dokument.
  
  De gemte e-blag kan sendes til kunden som medsendt fil i forbindelse med eksport til finanssystemer etc. De kan også leveres separat på kundens ftp-server på månedsbasis.

Rejseafregning og udlæg.

• Rejseafregning er normalt en tidskrævende og til tider uoveskuelig opgave. Med Travel-X er halvdelen af afregningsarbejdet allerede udført på forhånd, når rejsen slutter. Den rejsende skal blot registrere de udgifter, forskud, returbeløb, hvor og i hviklet land han/hun har ophloldt sig. Resten sørger Travel-X for. Der skal ikke findes kontonumre etc.
  
  Den endelige afregningen er beregnet på sekunder og angiver i detaljer hvordan afregningen skal konteres og hvilket beløb den rejsende skal have refunderet eller betale tilbage.